Doküman yönetimi; kurum veya organizasyon dahilinde kullanılan veya kurumlar arası münasebetler sırasında kullanıcılar tarafından oluşturulan veya kullanılan değişik tür ve kategorideki tüm doküman ile ilgili işlemleri digital ortamda yaparak “Kağıtsız Ofisi” amaçlamaktadır.
Şirketler açısından bilgi varlığı önemlidir. Bilgiler, yapısal veya yapısal olmayan formatlarda tutulur, yönetilir,
anlamlı ve verimli yöntemlerle iş içinde kullanılmaya çalışılır.
Şirketler, organizasyonlarının yapısal olmayan verilerinden çoğunu
(text dosyalarda tutulan bilgiler, e-postalar, çoklu medya ortamları vb.) iyi yönetmekte güçlük çekmektedir.
Doküman Yönetim Sistemi ile bu bilgileri rekabet avantajı sağlamak üzere kullanabilmektedirler.
Doküman Yönetimi organizasyonlara, ürettikleri yapısal olmayan bütün verilerini içeren,
merkezi bilgi depoları veya kütüphanelerini oluşturma kabiliyeti vermektedir.
Güçlü arama ve doğru bilgiye hızlı erişim araçları, bilginin kolaylıkla kullanılabilmesini ve
işbirliğinin tüm organizasyon kademelerine yayılabilmesini kolaylaştırır.
Versiyonlama ve güvenlik , doküman sürecinin bütünlüğünü ve yasal düzenlemelere uyumunu temin eder.
Kolay Doküman Yönetim Sistemi M-Files
Esnek Çözüm Kullanıcı Dostu Arayüz
* Windows Explorer ile mükemmel uyumu sayesinde kolay kullanım.
* Döküman kütüphanesi sanal disk sürücü gibi görev yapar.
* Bütün Windows uygulamalarından direk açma ve kaydetme.
* Bütün dosya tiplerini destekler, Office, PDF ve CAD dosyaları dahil.
Kontrollü Düzenleme
* Check-out ve check-in operasyonları aynı anda birçok kişi tarafından aynı dosya üzerinde düzenleme yapılmasını engeller.
* Eski versiyonları otomatik olarak korur.
* Değişiklik kaydını kullanıcı adı, zaman ve detaylarla oluşturur.
Hergün Zamandan Kazanın
* Arama kutusuna kelimeleri yazarak aradığınızı bulabilirsiniz.
* Dosya içeriği ve metadatasında güçlü indexleme özelliği
.* Dinamik olarak hiyerarşik yapıda dosya görüntüleme.
* Birden fazla kopya yaratmadan aynı dökümanı farklı klasörlerde görüntüleyebilme.
Lokasyon Bağımsız
* Uzaktan bağlantılarda bile çok hızlı erişim.
* Yolculuk halinde Offline modda dökümanlar üzerinde değişiklikler yapabilme ve online olduğunuzda otomatik senkronizasyon.
* M-Files Web Erişimi sayesinde web browser üzerinden izin verilen her kullanıcı sisteme erişebilir, Mac ve Linux kullanıcıları bile.
Güvenlik
* Bilgilerin erişilebilirliği kontrol altında; kimlerin dökümanlara erişebileceğini güvenli bir şekilde belirleyebilirsiniz.
* Kolay seçenekler ve özelleştirilebilir varsayılan izinler sayesinde kullanıcı hatalarından kaynaklanan güvenlik problemlerini en aza indirebilirsiniz.
* Active Directory ile uyumluluk.
* Zaman ayarlı yedeklemeler.
Birlikte Çalışabilirlik
* Yeni ve düzenlenmiş dökümanlar hakkında E-mail uyarıları.
* Geçici birliklelikler için basit görevler.
* Basit ve gelişmiş iş akışı yetenekleri
Özelleştirilebilir Metadata
* Çoklu seçim listeleri ve filtrelenmiş alanlar içeren en gelişmiş metadata yapısı yetenekleri.
* Bütün metadata özelleştirilmesi için grafik arayüz, programlamaya gerek kalmıyor.
* Dökümanlar arasında ilişkiler ; düzen; şablonlar.
* Dökümanlardan daha fazlası: Kullanıcı ve projeyi her şekilde yönetebilme.
Kolay Kurulum ve Uygulama
* Basit kurulum: kendi kendinize bile döküman yönetim sistemini kurup, kullanıma başlayabilirsiniz.
* Eski dosyalarınızı tut ve bırak yöntemiyle M-Files içerisine alabilirsiniz.
* Özel bir IT elemanına ihtiyacınız olmayacaktır.
* Gerekli olan her durumda size her zaman destek olacak ekibimiz bulunmaktadır.
Diğer Sistemlere Bağlantılar
* Dışarıdaki Veritabanlarına bağlantılar sağlayabilir ve mevcut bilgilerinizi kullanabilirsiniz
. * Network üzerindeki mevcut dosyalarınıza M-Files içerisine alabilirsiniz.
* Tarayıcıdan dökümanları otomatik olarak M-Files içerisine alabilirsiniz.
* E-mail mesajlarınızı mail sunucunuzdan otomatik olarak M-Files içerisine alabilirsiniz
* M-Files APIleri kullanarak özel ihtiyaçlarınız için entegrasyon yapabilirsiniz.
Kaynak : www.m-files.com.tr
