Doküman yönetim sistemlerinin kurumlara olan getirilerini somut olarak göstermek hem kolay hem de zor olmaktadır. Genellikle elektronik olmayan kağıt bazlı dokümanlardan kaynaklandığı düşünülen kayıplar - bilgiye erişim zorlukları - aynı zamanda iyi sınıflandırılmamış ve doğası gereği tekrar eden şekilde tutulan elektronik dokümanlardaki bilgiye erişimde de yaşanabilmektedir. Doküman yönetim sistemi altında yer almayan bu tür dokümanların yarattığı zorluk kağıt dokümanlara nazaran daha büyük olabilmektedir.
Doküman yönetim sistemleri konusunda, bağımsız araştırma kurumu Gartner Group tarafından yapılan incelemelerde çalışanların zamanlarının yaklaşık %30 unu doküman yönetimine yönelik çalışmalara harcadıklarını belirlemiştir. 2003 yılı içi yapılan öngörüde de söz konusu oranın %80 olasılıkla %40lara varacağı tahmin edilmektedir. Doküman yönetimi ve takibini bünyelerine yerleştirmiş olan kurumların beklenen/elde ettikleri getiriler şu şekilde sıralanmaktadır.
-Doküman hazırlama maliyetinin azalması,
-Veri tekrarlarının önlenmesi
-Dokümanlara erişimin yaygınlaşması ve kolaylaşması
-Dokümanların tekrar kullanım olanağı ile yeni doküman yaratma/bilgi türetme maliyetinin düşürülmesi
-Kurumsal düzeyde veri ve içerik bütünlüğünde artış, entegrasyon
-İçerik açısından doküman kalitesinde artış
Bahsedilen getirilerin kolayca ölçümlenebilmesi olanaksızdır. Doküman yönetim projelerindeki başarıyı ölçebilmek amacı ile proje öncesi kıyaslama çalışmasına yönelik veri toplanabilir.Böylelikle proje sonrasını değerlendirmek kolaylaşacaktır.
Kaynak : http://www.erkyazilim.com.tr/bpi.asp?caid=566&cid=847
